For økonomiansvarlige
Kontraktsoppfølging med tall du kan budsjettere med
Som økonomiansvarlig ser du fakturaene, men ikke alltid avtalene bak dem. Licens gir deg årskostnad per avtale, prisutvikling og hva som fornyes snart – før det havner i regnskapet.
Regnskapet viser hva som er betalt – ikke hva dere har forpliktet dere til
Regnskapet forteller hva som ble fakturert i fjor. Det forteller ikke at en avtale fornyes for tre nye år om to måneder, at en leverandør har varslet KPI-justering, eller at et abonnement i dollar har blitt dyrere fordi kronen svekket seg. Den informasjonen ligger i avtalene, og avtalene ligger ofte hos noen andre.
Med Licens får økonomifunksjonen en egen inngang til avtalene: Hvilke forpliktelser har vi, hva koster de per år, og når kan vi gjøre noe med dem? Det gjør budsjettarbeidet enklere og gir deg grunnlag for å stille de riktige spørsmålene i god tid.
Det økonomiansvarlige bruker mest
Fornyes de neste 90 dagene
Beløpet som står for tur, med lenke til hver avtale og ansvarlig person.
År-til-år-endring
Endring i kroner og prosent, fordelt på kategori, leverandør og kostnadssted.
Prisårsaker
Skill mellom KPI-justering, reforhandling, endret antall og ny avtale.
Valuta til NOK
Omregning med Norges Banks kurs, med kurs og dato lagret for etterprøving.
Eksport
CSV og Excel til budsjett, prognoser og styrerapportering.
Aktivitetslogg
Hvem endret pris eller frist, og hva var verdien før? Alt er sporbart.
En enkel rutine for kontraktsoppfølging
Ukentlig: les oppsummeringen
E-posten med de neste 90 dagenes frister tar to minutter og viser hva som krever en beslutning.
Månedlig: bekreft priser
Følg opp avtaler som er fornyet med ubekreftet pris, så tallene holder seg riktige.
Årlig: gå gjennom topp 10
Bruk listen over største prisøkninger som utgangspunkt for reforhandling før budsjettet settes.
Spørsmål fra økonomiansvarlige
Erstatter Licens regnskapssystemet?
Nei. Licens holder rede på avtalene, fristene og avtalt pris. Regnskapssystemet holder rede på faktiske bilag. Sammen gir de et fullstendig bilde.
Kan jeg fordele kostnader på kostnadssted?
Ja. Hver avtale kan ha et kostnadssted, og dashbordet viser kostnader per kostnadssted over tid.
Hvordan unngår vi at prisene i Licens blir utdaterte?
Når en avtale fornyes automatisk, merkes prisen som ubekreftet til noen legger inn ny pris eller bekrefter at den er uendret. Eieren får en påminnelse etter 14 dager.
Kan andre brukere se avtaler uten å se beløpene?
Ja. Du styrer hvilke roller som ser priser og dokumenter.
Hvordan måles besparelser?
Når en avtale sies opp, regnes årskostnaden den hadde, som besparelse. Dashbordet viser summen av slike besparelser.
Prøv Licens gratis i 14 dager
Du får alle Pro-funksjonene i prøveperioden, og du trenger ikke betalingskort for å starte. Legg inn de første avtalene på noen minutter og se hvilke frister som kommer.